時間管理的六條法則

就是金錢，效率就是生命”的觀念早已深入人心，而對于企業(yè)管理者來說，做好時間管理、提高管理效率不僅意味著提高內部經(jīng)濟利益，而且能加強企業(yè)外部競爭實力。實踐證明，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，以下六種方法都有助于你們提高管理效率：
　　1、
第克泰特法
　　第克泰特（Dictator）的英文意思，在這里可以引申為“專用時間”。長期操縱著世界經(jīng)濟的猶太人習慣于把上班后的一個小時，定為“第克泰特時間”，在這段時間里，必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復，用電腦打好并發(fā)出，或者用電話回復。現(xiàn)在是“第克泰特時間”這句話，在猶太人之間的言外之意是“謝絕會客”。猶太人之所以注重“第克泰時間”，是因為在激烈的商戰(zhàn)中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上，看不見“未決文件”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對待時間的這種做法。
　　2、二八分割法
　　“美國人的金錢裝在猶太人的口袋里”。為什么？他們的生存和發(fā)展之道，就是始終堅持猶太人經(jīng)商的“二八定律——企業(yè)80%的收益來自20%的客戶”。應該把精力用在最見成效的地方，所謂“好鋼用在刀刃上”。美國企業(yè)家威廉·穆爾在為格利登公司銷售油漆時，頭一個月僅掙了160美元。此后，他仔細研究了猶太人經(jīng)商的“二八定律”，分析了自己的銷售圖表，發(fā)現(xiàn)他的80%收益的確來自20%的客戶，但是他過去卻對所有的客戶花費了同樣的時間——這就是他過去失敗的主要原因。于是，他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個月就賺到了1000美元。穆爾學會了猶太人經(jīng)商的二八分割法，連續(xù)九年從不放棄這一法則，這使他最終成為了凱利——穆爾油漆公司的主席。
　　3、限制電話法
　　電話雖然在管理工作中越來越顯示它的重要作用，但作為雙刃劍，她又是浪費管理者時間的一個主要原因，因為電話能中斷手里的工作和思路，搞不好就會出現(xiàn)“煲電話粥”現(xiàn)象。用一個小時集中精力去辦事，要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那么防止電話干擾有哪些辦法呢？一是分析一下打給你的電話，確定采取什么辦法減少那些根本沒有必要的電話；二是使用適當?shù)幕卦掁k法；三是先用誠懇的語氣接聽電話，避免閑談；四是讓別人知道什么時間可打電話找你。
　　4、授權借時法
　　授權借時，是指管理者根據(jù)職能原理，授予下屬一定的權力，委托其在一定權限內，自主地處理工作，主動完成任務，從而把自己從事務堆中解脫出來，集中精力考慮更重大的事情，解決更緊要的問題。在授權時，要貫徹以下幾項原則：一是視能授權原則，切不可授權給無能者和只知盲從的“老實人”；二是用人不疑原則，領導者應做到用人不疑，疑人不用；三是例行規(guī)范原則，領導工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作，授權處理的主要是面廣和量大的前者；四是逐級授權原則，越級授權，必然會打亂正常工作秩序，不但不能節(jié)約時間，而且還要為此產(chǎn)生內耗，空耗時間。
　　5、時間隔離法
　　這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發(fā)：
　　愛因斯坦深知時間隔離法之精髓，他在1906年完成了《狹義相對論》以后，經(jīng)過經(jīng)10年的醞釀和準備，在1916年的某天，告訴家人任何事都不要干擾他。一連16天沒有出門，當他走出時，手里拿著幾張寫滿了數(shù)學公式的稿紙，那就是改變人類整個宇宙觀念的“廣義相對論”。
　　效率專家杜拉克在《有效管理者》一書中，曾提到一家銀行負責人在每天的工作時間內，保持90分鐘的隔離時間。他說：“我嚴令我的秘書，除美國我的內人之外，無認什么大事，不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險，需要勇氣，說不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時間利用率。
　　6、會議節(jié)時法
　　為了節(jié)省會議時間，應采取的措施和有效辦法是：
　　會前做好準備，不開無目的、無意義或議題不明確的“糊涂會”；
　　聯(lián)系實際，解決問題，不開傳聲筒式的“本本會”；
　　權衡輕重緩急，抓住重點，不開“扯皮會”；
　　發(fā)揮民主，集思廣益，不開家長式的“包辦會”；
　　講究實效，不開一“報告”、二“補充”、三“強調”、四“表態(tài)”、五“總結”式的“八股會”；
　　不開七時開會、八時到、九時領導做報告的“遲到會”；
　　不開與議題無關人員的“陪坐會”；
　　不開名為開會，實為游山玩水的“旅游會”。
　　總之，要做到可開可不開的會不開，能開短會的不開長會，能開小會的不開大會，能合并開的不單獨開，能站著開的不坐